Project Management per la Pubblica Amministrazione e PRINCE2
Convegno PROJECT MANAGEMENT 2010
I superiori davano valore agli ufficiali che non erano vanagloriosi
perché gli ufficiali che che non si vantano sono i talenti più grandi.
[Ssu-ma Fa]
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Project Management per la Pubblica Amministrazione e PRINCE2 Scheda su Prince2 della Camera di Commercio del Ticino
Milano, Italia, 09 novembre 2009
Perché il Project Management è necessario per la Pubblica Amministrazione?
Il Project Management è organizzazione. È quindi indispensabile per la Pubblica Amministrazione. Come vedremo, la metodologia di project management PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) è particolarmente adatta alla Pubblica Amministrazione. I progetti della PA sono spesso molto complessi, coinvolgono molti attori (i cosiddetti stakeholders) richiedono un controllo ed una tracciabilità continui, sono sottoposti a miriadi di controlli interni ed esterni. Richiedono inoltre l´uso di una terminologia comune e riconosciuta. Già questi fattori portano alla necessità di ordine nei progetti, che devono essere valutati, controllati, diretti, ecc. Il project management è ordine, valutazione, controllo, direzione, ecc. Il project management è una disciplina, ma anche un tool necessario, anzi il più necessario di tutti; la sua stessa natura lo rende perfetto per una Pubblica Amministrazione ordinata ed efficiente.
Quale Project Management per la Pubblica Amministrazione?
Molto spesso non è però ben chiaro cosa sia il project management: talvolta perfino chi lo pratica, o crede di praticarlo, non sa bene quello che sta facendo e diffonde impressioni sbagliate. Un progetto deve essere gestito con una metodologia (ad esempio, Prince2), applicata da un Project Manager certificato: questo è il Project Management. Per fare un paragone, voi affidereste un grosso progetto edilizio ad una persona senza la qualifica di ingegnere? Il progetto gestito col Project Management è una scienza quasi perfetta; il progetto gestito senza è un´avventura. Purtroppo, al giorno d´oggi la definizione project management è abusata: a fianco di serie metodologie, fioriscono una pletora di “mode del momento” che spesso recano più danno che beneficio. Il Project Management è un´arma straordinaria, però deve essere ben compresa, affilata ed impiegata; il Project Manager deve essere scelto tra i professionisti, ovvero i Project Manager certificati. Se ciò non avviene, prima o poi arriva l´inevitabile epilogo: la disfatta finale.
Tutti i metodi di Project Management "seri" sono equivalenti? Assolutamente no! Alcuni metodi di project management sono semplici raccolte di conoscenza: in poche parole, sareste in grado di dirigere praticamente un progetto dopo averle studiate? Un paragone: un laureato appena uscito dall´università; tanta teorie ma nessuna pratica. Se non ci credete, andate ad un convegno di project management per vedere quanti cercano di riscoprire l´acqua calda (le metodologie di Project Management pratiche). Alcuni metodi di project management sono così dettagliati e/o settoriali che non sono di alcuna utilità se non in un ambito ristretto. Possono essere definiti project management? Una persona che non sia un tecnico specializzato in quello specifico settore può utilizzarli con profitto? Dov´è la visione generale del progetto? I "metodi" di project management che arrivano da luoghi esotici e vengono propagandati come panacee di tutti i mali: finora, non abbiamo sentito di nessun caso in cui abbiano funzionato in occidente; chi li ha adottati se n´è pentito od ha apportato modifiche sostanziali, tanto da creare qualcosa di completamente nuovo giusto per "andare in pari". Eppure, vi sono "messia" che continuano a riproporli in tutte le salse. Perché i paesi asiatici stanno importando la metodologia di Project Management Prince2, concepita e sviluppata in Europa?
Già tutte le considerazioni precedenti ci indicano la direzione da prendere: una metodologia di project management seria, di proprietà di entità pubbliche e certamente non di associazioni od addirittura aziende; terminologia universale; fortemente orientata al prodotto.
PMP del PMI (Project Management Institute)? Il PMI è un´associazione privata e secondo noi la sua certificazione è orientata alle attività (ovvero costi) e non al prodotto (ovvero risultati/guadagni), tanto che fa uso della WBS (Work Breakdown Structure). Inoltre, è un´associazione privata, niente di più.
Altri “metodi” generali? Sinceramente, riteniamo che non siano assolutamente da prendere in considerazione, e non solo perché sono proprietà di associazioni od addirittura di singole aziende.
Che ne dite di PRINCE2? Di proprietà del governo (UE) britannico; terminologia universale; parte dal prodotto, tanto che fa uso del PBS (Product Breakdown Structure); largamente diffusa nelle pubbliche amministrazioni (adottata dalla NATO, in via di adozione dall´ONU, ecc.) e nelle aziende private; con molte caratteristiche innovative che non si trovano in altri “metodi”; in fase di diffusione esponenziale nel mondo.
PRINCE (Projects IN Controlled Environments) è una metodologia di project management nata in Inghilterra nel 1989 per risolvere i problemi che affliggevano i progetti nel settore Information Technology. Il suo successo fu tale che nel 1996 fu creata PRINCE2, studiata fin dall' inizio come metodologia universale e quindi non ristretta all' IT. Prince2, talvolta erroneamente conosciuto come Prince 2, è “di proprietà” del governo inglese (OGC -Office of Government Commerce) ma è di libero uso. Più precisamente, "PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries” (ogc.gov.uk/intellectual_property_annex_1.asp), e “PRINCE2 is owned and developed by OGC …” (“Managing Successful Projects with PRINCE2”, 2005 edition, OGC, pubblicato dal TSO – The Stationery Office).
Prince2 è la più diffusa ed efficace metodologia di project management al mondo; Prince2 era ed è sponsorizzato dal governo britannico. Prima della sua introduzione, il rateo di insuccesso dei progetti aveva raggiunto l´80% nei settori tecnologici. Con Prince2, il rateo di successo è aumentato drasticamente.
A differenza di altre metodologie, Prince2 è pratico, con un manuale applicativo; Prince2 si concentra sulla gestione operativa del progetto, lasciando al team di progetto la scelta degli strumenti (carta e penna, software avanzato, ecc). Prince2 ha un inizio, uno svolgimento ed un termine controllati. Soprattutto, i progetti Prince2 hanno un termine; in casi speciali, è previsto di chiudere comunque il progetto (perché non si trascini all' infinito) per aprirne un altro (od altri) specificatamente mirato alle eventuali problematiche emerse. Il successo di Prince2 lo ha portato ad essere adottato dalla NATO, da moltissime amministrazioni pubbliche anche a livello statale, da miriadi di aziende pubbliche e private; anche la Cina lo ha recentemente importato, e l´ONU sta per adottarlo.
Prince2 è “product based”, ovvero il prodotto è alla base di tutto: si parte dal prodotto, non dalle attività; tutto ciò che non serve al prodotto finale non viene nemmeno preso in considerazione. Ad esempio, dal Product Breakdown Structure si ricava il Product Flow Diagram, e da quest´ultimo l´Activity Network; solo in quest´ultimo si trattano le attività, a dimostrazione che in Prince2 le attività sono strettamente subordinate al prodotto. Alcune caratteristiche scelte di Prince2 e molto importanti per la Pubblica Amministrazione sono: il Business Case (fondamentale in Prince2), la fase pre-progettuale (Starting UP a Project), il concetto di Stages, la Scalability che rappresenta una delle novità pratiche di Prince2, come assegnare le Responsabilità, i Rischi (anche questo fondamentale in Prince2), il Configuration Management. Richiamiamo l´importanza del concetto di Project Board per le pubbliche amministrazioni:
Il Project Manager risponde al Project Board (ovvero all' Executive, perché il Project Board non è una democrazia) che è il responsabile finale del progetto. Nel Project Board sono rappresentati tre interessi: Business (nella persona dell' Executive), Supplier (Senior Supplier/s), User (Senior User/s). In Prince2, tutte le decisioni importanti devono essere approvate dal Project Board; l´Executive deve essere una persona di grado elevato all´interno dell´organizzazione ed in grado di attingere alle risorse finanziarie. Il Project Board “manage by exception”- dirige per eccezione: prende le decisioni previste (in particolare all' inizio ed alla fine degli stages o del progetto) e riceve regolarmente dei rapporti dal Project Manager, però, se tutto procede entro le tolleranze previste e non vi sono novità di rilievo, non interviene; questo consente ai suoi membri di continuare con le loro attività (di solito si tratta di persone di grado elevato e molto impegnate). La responsabilità finale risiede in chi ha l´autorità e la disponibilità finanziaria; tutte le parti coinvolte nel progetto sono rappresentate nel Project Board, però in Prince2 l´Executive ha la parola finale.
Prince2, il Project Management e la nostra practice
La certificazione Prince2 Practitioner è rara in molti paesi e quasi inesistente in Italia e Ticino; noi l´abbiamo ottenuta a Londra. Ad oggi, ci risulta che la nostra practice sia ancora l´unica (oltre che la prima) practice basata in Ticino a trattare Prince2, nonché l´unica ad operare in Veneto. Il 19 settembre 2009 abbiamo organizzato il convegno formativo “Project Management 2009”, sponsorizzato dall´Ordine degli Ingegneri di Padova e col patrocinio della Città di Abano Terme. Abbiano anche curato una scheda tecnica su Prince2 per la Camera di Commercio del Ticino: “Project Management: ecco Prince2” è il titolo della scheda IFCAM, serie Direzione e Politica Aziendale, pubblicata dalla Camera di Commercio del Ticino. Da alcuni anni ci dedichiamo all´introduzione al Project Management in Italia (in particolare Padova e Veneto) ed in Svizzera (in particolare a Lugano ed in Ticino), con un occhio di riguardo alla metodologia Prince2.
Per informazioni: www.righetconsult.com Practice svizzera innovativa di Lugano (Ticino), fornisce servizi di Project Management e soprattutto Prince2, Training, Strategia, Organizzazione aziendale, PNL, Risk Management. Operazioni in Svizzera, Italia, UK, Francia, Europa. Le zone di maggior interesse per la Pubblica Amministrazione, Prince2 ed il Project Management sono Padova, Lugano ed il Ticino, Vicenza, Verona, Treviso, Venezia ed il Veneto in generale, Milano, Roma. Certificazione Prince2 Practitioner a Londra. Siamo la prima (ed a nostra conoscenza l'unica) practice basata in Ticino ad offrire Prince2.
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